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Headhunter-Kosten vs. Kosten unbesetzter Stellen 

Oft höre ich als Headhunter beim Erstgespräch mit Neukunden: „Mir sind die Kosten für die Beratungsleistungen zu hoch“. Und in der Tat, die Honorare in unserer Branche sind nicht von Pappe. Allerdings nur, wenn man sie nicht in Relation zu den anderen, oft verdeckten Kosten stellt, die entstehen, wenn eine Stelle nicht besetzt wird.

Hinzu kommen noch die Kosten für die Besetzung der Stelle durch eigene Mitarbeiter (HR Manager, Recruiter etc.) Doch dazu mehr in einem weiteren Blogeintrag. Hier geht es ausschließlich um die Cost-of-non-hiring!

1. Kosten für die Besetzung über einen Headhunter

Die Kosten eines Headhunters variieren je nach Branche, Position, Vergütung und Dienstleistermodell. Typisch ist ein erfolgsbasiertes Honorar von 20–35 % des Jahresbruttogehalts des neuen Mitarbeiters.

Beispielrechnung:

• Jahresgehalt der Position: 80.000 €
• Headhunter-Honorar (25 %): 20.000 €

Dafür übernimmt der Headhunter:

• Zielgruppenanalyse
• Direktansprache (Active Sourcing)
• Vorqualifizierung & Interviews
• Unterstützung im Auswahlprozess
• Markt-Insights & Beratung

 Oft amortisiert sich dieser Betrag innerhalb weniger Monate – wenn man ihn mit dem „Schaden“ der Nichtbesetzung vergleicht.

2. Kosten der Nichtbesetzung einer Stelle

Unbesetzte Stellen verursachen verdeckte, aber massive Folgekosten. Hier einige der Hauptfaktoren:

a) Produktivitätsverlust

• Projektverzögerungen
• Überlastung bestehender Teams
• Qualitätsverluste durch Notlösungen (Schätzung: 1–2 Monatsgehälter pro Monat Vakanz)

b) Umsatzausfall (v.  im Vertrieb oder bei Projektrollen)

• Neukundengeschäft bleibt liegen
• Bestandskunden werden nicht optimal betreut
• Angebotseinbußen (Vertriebsposition mit 1 Mio. Umsatzverantwortung = potenzieller Ausfall
  von 80–100.000 € bei 2–3 Monaten Vakanz)
  
  

c) Demotivation im Team / Fluktuationsrisiko

• Belastung steigt für andere Mitarbeitende
• Leistungsträger steigen aus (Quiet Quitting bis Kündigung) 
• Reputationsverlust als Arbeitgeber

Fazit

Der Einsatz eines Headhunters ist oft die wirtschaftlichere Option

Kurz gesagt ist die Investition in einen professionellen Headhunter kein Luxus – sondern oft der wirtschaftlichere Weg, um nachhaltig leistungsfähig zu bleiben.

Vergleichen Sie Kosten und Leistungen, aber behalten Sie die internen, verdeckten Kosten der Nichtbesetzung wichtiger Positionen im Blick.

Die Rechnung ist für Sie stimmig? Gern beraten wir Sie.

Buchen Sie jetzt einen Termin: https://outlook.office365.com/book/MarkraatPersonal@markraat.de/

Oliver Wersinski
Geschäftsführer Markraat Personal GmbH & Co. KG

Von Oliver Wersinski, 23. April 2025

Recruiting 2025: Wie Unternehmen ihre Prozesse jetzt optimieren sollten 

Viele unserer Kunden stehen vor der Herausforderung, Ihr Recruiting auf den neuesten Stand zu bringen, um in Zeiten demografischen Wandels und technologischen Fortschritts die besten Bewerber:innen zu gewinnen. Der War for Talents ist längst Realität – und er wird 2025 nicht weniger herausfordernd. Unternehmen stehen unter wachsendem Druck, schnell die richtigen Kandidat:innen zu finden, sie effektiv zu überzeugen und langfristig zu binden. Doch klassische Recruitingprozesse stoßen dabei zunehmend an ihre Grenzen. Es ist Zeit für ein Update.

Warum Recruiting 2025 neu gedacht werden muss

• Kandidatenmärkte haben sich gewandelt
  Top-Talente erwarten heute einen Recruitingprozess, der so smart und schnell ist wie die Technologien, mit denen sie täglich arbeiten. Lange Wartezeiten, unklare Kommunikation und starre Prozesse schrecken ab.
• Technologie entwickelt sich rasant
  KI-gestützte Tools, automatisierte Bewerberkommunikation und datenbasierte Entscheidungen sind keine Zukunftsmusik mehr – sie sind Standard für Unternehmen, die vorne mitspielen wollen.
• Diversity, Inclusion & Culture Fit
  Soft Skills, Werte und kulturelle Passung rücken stärker in den Fokus. Recruiting muss heute mehr leisten als nur Lebensläufe abgleichen.

Stellschrauben für ein zukunftsfähiges Recruiting

1. Automatisierung & KI richtig einsetzen

Tools wie Chatbots für erste Bewerberfragen, CV-Parsing oder KI-gestützte Vorauswahl sparen Zeit und verbessern die Candidate Experience. Wichtig: Technologie soll den Menschen unterstützen, nicht ersetzen.

Haben Sie KI bereits systematisch in Ihre Prozesse eingebunden?

2. Kandidat:innen als Kund:innen behandeln

Bewerber:innen erwarten eine User Experience, die mit Online-Shopping oder Streaming-Diensten vergleichbar ist: intuitiv, schnell, transparent. Unternehmen müssen in ihre Karriereseiten, Bewerbungsformulare und Kommunikation investieren.

Hand aufs Herz: wie lange dauert es in Ihrem Unternehmen tatsächlich, bis ein guter Kandidat (w/m/d) eine erste Rückmeldung bekommt oder seinen Arbeitsvertrag in den Händen hält?

3. Datenbasiertes Entscheiden

KPIs wie Time-to-Hire, Cost-per-Hire oder Candidate Net Promoter Score (cNPS) sollten regelmäßig gemessen und optimiert werden. Daten helfen, Engpässe zu identifizieren und Entscheidungen objektiver zu treffen.

Ist Ihre HR-Abteilung wirklich zahlenaffin? Sind die relevanten Kennzahlen allen bekannt und werden sie zielgerichtet eingesetzt, um die Prozesse zu bewerten und zu verbessern?
 

4. Active Sourcing neu denken

2025 reicht es nicht mehr, nur aktiv auf Xing oder LinkedIn zu suchen. Talent Pools, Alumni-Netzwerke und Community Building werden zu entscheidenden Faktoren für nachhaltiges Recruiting. Zudem ist im niedrigschwelligen Bereich das Thema Social Media Recruiting hochspannend.

Wie zukunftssicher ist Ihr Recruiting?

5. Recruiter:innen als Talentberater:innen

Die Rolle des Recruiters wandelt sich: Weg vom reinen „Lebenslauf-Scanner“, hin zum strategischen Berater, der Fachbereiche coacht, Märkte kennt, für eine optimale Candidate Journey sorgt und Employer Branding mitgestaltet.

Sind Ihre aktuellen Recruiter in der Lage, die neuen Herausforderungen zu bewältigen? Wer wird sie dazu befähigen? Und hat Ihr Business verstanden, dass Recruiting weit mehr ist als leere Bürostühle zu befüllen?


6. Mobile First & asynchron

Bewerbungen per WhatsApp, Videobewerbungen oder asynchrone Interviews ermöglichen einen flexibleren Prozess – sowohl für Unternehmen als auch für Kandidat:innen.

Sind Ihre Prozesse schnell, flexibel und transparent? Vor allem: sind sie über mobile Endgeräte vollumfänglich nutzbar? Nein? Dann wird es Zeit, das zu ändern…

7. Kultur & Werte sichtbar machen

2025 entscheiden sich Bewerber:innen zunehmend für den Arbeitgeber, der Sinn, Entwicklungsmöglichkeiten und ein wertschätzendes Umfeld bietet. Unternehmen sollten ihre Kultur kennen und klar und authentisch kommunizieren – auf allen Kanälen.

Die Gretchenfrage für Sie als Arbeitgeber schlechthin: warum sollte eigentlich irgendjemand für uns arbeiten wollen? Diese Frage müssen Ihre Recruiter, aber vor allem alle Ihre Mitarbeitenden beantworten können, ohne lange nachzudenken.

8. Wettbewerbsfähiges Gehalt

Nun müssen die Arbeitgeber stark sein: am Ende wollen sehr gute Bewerber auch gutes Geld verdienen. Wenn das nicht passt, werden Sie die Top-KandidatInnen schwerlich für sich gewinnen können. Ich spreche nicht von Mondgehältern, aber wenn Sie sich nicht unter den obersten 30% bewegen (oder ein Gehaltsdefizit durch clevere Zusatzleistungen kompensieren können), dann sieht es schlecht aus.

Ist Ihre Gehaltsstruktur wettbewerbsfähig? Wenn ja: woher wissen Sie das?

9. Denken und handeln Sie international und geografisch flexibel

Auch wenn es wehtut: Sie werden in Zukunft Ihren Horizont erheblich erweitern müssen, wenn Sie beim Wettkampf um die besten Talente nicht das Nachsehen haben möchten. Schauen Sie nach internationalen Talenten. Und bitte: ich möchte nie mehr, wirklich nie mehr den Satz hören: alle unsere Mitarbeiter (auch in der IT) müssen Deutsch mindestens auf Level C1 sprechen, weil sie sonst nicht mit dem Business (oder Kunden) kommunizieren können. Echt jetzt? 2025 haben wir in den Geschäftsbereichen immer noch Kolleg:innen, die nicht in der Lage sind, ein professionelles Gespräch in englischer Sprache zu führen? Und das nutzen Sie als Begründung dafür, vakante Positionen nicht mit top-qualifizierten Kandidaten zu besetzen, nur weil die kein bzw. ausreichend Deutsch sprechen? Sie werden angesichts des demografischen Wandels  sowieso nicht darum herumkommen. Also fangen Sie am besten gleich damit an.

 Zudem ist es auch hilfreich, wenn Sie bei allen Positionen, bei denen das möglich ist, bis zu 100% remote Arbeitsplätze anbieten. Klar hat das auch Nachteile – aber dadurch erweitern Sie Ihre Möglichkeiten, passende Mitarbeiter zu finden, die in Ihrer Region schlicht nicht vorhanden sind.

Ist Ihr Recruiting international aufgestellt? Und denkt Ihre Firma auch wirklich so? Verschaffen Sie sich Wettbewerbsvorteile durch internationales Recruiting und flexible Arbeitsort- und Zeitmodelle.

Fazit

Recruiting wird People Business 2.0

Recruiting 2025 bedeutet nicht nur, neue Tools einzuführen oder Prozesse zu verschlanken – es geht darum, das Recruiting als strategischen Funktionsbereich zu begreifen, es technologisch top aufzustellen und die gesamte Candidate Experience schlank und elegant zu gestalten.

Wenn Sie dann noch authentisch nach Ihren Werten agieren und offen für mehr Internationalität sind, steht Ihrem Erfolg nichts mehr im Weg.

Wenn Sie wissen wollen, wie das für Ihr Unternehmen funktionieren kann, lassen Sie sich beraten:

Buchen Sie jetzt einen Termin: https://outlook.office365.com/book/MarkraatPersonal@markraat.de/

Oliver Wersinski
Geschäftsführer Markraat Personal GmbH & Co. KG

Von Oliver Wersinski, 07.April 2025